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ProCoop Gestión
ProCoop Gestión es el Sistema de Gestión Integral desarrollado exclusivamente para Cooperativas y empresas de Servicios.
Incorpora todas las funcionalidades para gestión de servicios tales como Energía Eléctrica, Gas Natural, Telefonía, Agua, Internet, TV y Servicios Sociales, entre otros. Es un sistema flexible y configurable, que se puede adaptar a las principales necesidades de cada una de las organizaciones, de acuerdo al tamaño, servicios y particularidades de la misma.
El sistema permite la gestión Multi-Servicio. Administra la cartera de Usuarios (asociados y/o clientes) unificada asignando un Suministro o Cuenta por cada servicio ofrecido que incluye los datos personales, comerciales y técnicos. Cada Suministro pertenece a un grupo, una zona geográfica, una ruta de lectura, una ruta de distribución y una categoría dentro del Cuadro Tarifario del servicio para su facturación. Para servicios medidos, al Suministro se le asigna un Medidor físico seriado que determina la lectura o estado. El asociado/cliente posee una única cuenta corriente por todos sus suministros, o por uno en particular. Cumple con todos los requisitos exigidos por los diferentes organismos (INAES, AFIP, etc.), de manera que se facilita la emisión de archivos y/o presentación de informes a los mismos. Integración con diferentes herramientas tales como para el envío de SMS, visualización de deuda y consumos georreferenciados a través de Google Earth.
Es posible definir cada uno de los servicios, y sus características particulares, de manera que adopte diferentes comportamientos de acuerdo a la configuración. Pueden distinguirse entre entre servicios medidos y no medidos, detallando los diferentes impuestos, tasas, cargos o descuentos que deben aplicarse por cada categoría de cada uno de ellos. Para los servicios medidos es posible relacionar el consumo con diferentes tramas tarifarias. Para el caso de servicios no medidos pude relacionarse la tarifa de acuerdo a la cantidad de beneficiarios o adherentes. Pueden emitirse diferentes archivos e informes solicitados por diferentes entes, según la regulación de cada servicio.
Se ingresa al sistema la lectura o medición del servicio (consumo) para los suministros, por método manual o a través de colectores de datos. Las lecturas pueden ser validadas por rangos de consumos o controladas por diferentes reportes que indican anormalidades de consumo. Los medidores de servicios medidos, permiten el manejo de cantidad de dígitos y factores de multiplicación, lo que simplifica y permite mayor control de lecturas. Es posible incorporar estados automáticamente a través de sistemas tele medidos, a través de convenios de integración con diferentes proveedores de medidores.
La facturación de los servicios se puede realizar por servicios, zonas y sectores, incluyendo distintos vencimientos precalculados, gráficos de últimos consumos y códigos de barra de manera de facilitar la cobranza en caja y entidades recaudadoras tales como bancos, clubes y mutuales. Es posible la integración con diferentes proveedores para el caso de venta de energía prepaga, emitiendo la factura desde el mismo sistema ProCoop y generando los códigos para la venta. Ideal para puntos de venta externos a la cooperativa. De acuerdo a la organización y servicio puede optarse por facturación por métodos tradicionales o Factura Electrónica en sus diferentes tipos.
Es posible la venta de mostrador de cualquier tipo de producto, posibilitando la venta de contado, como así también definir en el momento de la venta si la misma va a ser incluida en la próxima facturación mensual, pudiendo indicar en cuál de las facturas de servicio se incluirá la venta. Otra opción es la venta en cuotas, caso en el cual se puede optar por un plan de pago previamente definido de acuerdo a parámetros de financiación establecidos. Las cuotas, se incluirán automáticamente en las próximas facturaciones de servicios.
Para la cancelación de facturas o cobranza en caja se aplican recargos que pueden ser cobrados en el momento del pago, emitiendo la nota de débito correspondiente, o simplemente se puede diferir el interés para ser incluido en la próxima factura. Permite el registro de retenciones de cualquier tipo y diferentes valores en el momento de la cobranza, que pasarán automáticamente a la cartera de valores. Es posible parametrizar diferentes entes recaudadores (pagomiscuentas, red link, Rapipago, Pagofácil) de manera que agilizar la cobranza en la institución. Mediante un módulo accesorio, pueden realizarse cobranzas remotas, ideales para cobranzas en oficinas distribuidas.
La gestión de mora, es muy importante para cualquier empresa de servicios, es por ello que el sistema permite identificar aquellos suministros o cuentas que adeudan facturas según parámetros establecidos tales como cantidad de comprobantes adeudados, total adeudado, tipo de servicio y fecha de comprobantes entre otros. Una vez identificados se los puede agregar a un lote o grupo para seguimiento, en el cual se pueden definir diferentes instancias en la cual el asociado/cliente puede regularizar su situación o suscribir un convenio de financiación ampliamente configurable ya que pueden definirse planes con diferentes intereses y formas de cálculo de interés, tal como sistema francés, alemán, americano o directo. El sistema permite la emisión de convenios de financiación y seguimiento de los mismos a fines hacer más eficiente la gestión de cobranza.
El área técnica, dispone de información actualizada de las Órdenes de Trabajo a realizar que se generan desde la Administración por altas, bajas o reclamos de servicios. Los trabajos de mantenimiento de redes o nuevas obras, son registrados en Órdenes de Mantenimiento. Toda esta información se complementa con datos de personal involucrado, tareas normalizadas, vehículos utilizados entre otros detalles. Desde la gestión técnica pueden aprobarse la factibilidades técnicas para las nuevas solicitudes de conexiones de servicio que sean requeridos por asociados o potenciales usuarios de servicios.
La relación con el proveedor y todas las funciones y operaciones para la administración de la cartera de proveedores y la gestión de compra se realizan desde este módulo. El sistema permite la registración de comprobantes de recepción de mercadería y su relación con la factura de compra. Se emiten Órdenes de Pago a proveedores, realizando en caso que corresponda las retenciones de IIBB, Ganancias o IVA. Los pagos pueden realizarse en efectivo, valores propios o de terceros, afectando directamente el saldo de bancos y/o tesorería.
Permite la administración de todos los productos mediante la utilización de múltiples depósitos de materiales. Amplia configuración con Gestión de Compras, lo cual permite adecuarse a la manera de trabajo de la empresa. Registro de materiales utilizados por ventas, órdenes de trabajo y mantenimiento. Gestión de tesorería: Administra todas las operaciones relacionadas al movimiento de fondos de la empresa. Dispone de información de cierre de cajas, valores en cartera y cuentas bancarias. Tiene relación directa con los movimientos en cuentas de banco, pagos a proveedores, cobranza en caja y por entidades recaudadoras, así como también por movimientos excepcionales.
Todos los módulos generan información para la contabilidad. Los asientos pueden ser generados automáticamente, manuales, o mixtos. Los mismos son totalmente configurables Emite los subdiarios, balances, estados de resultados, mayores, e informes necesarios para gestión de la cooperativa.Realiza asientos de cierre y apertura automáticamente.
Es el complemento ideal de ProCoop Gestión, diseñado exclusivamente para clientes que tengan necesidades específicas de incorporar Puntos de Ventas Fiscales en su empresa. ProCoop POS, se integra e interrelaciona con los módulos de ProCoop Gestión.
Es un sistema diseñado exclusivamente para venta de Energía Prepaga Remota. Se integra totalmente con ProCoop Gestión y con productos de terceros (medidores prepagos de diferentes proveedores), de manera que es posible realizar la venta de energía prepaga desde puntos de ventas remotos (Estaciones de servicios, Kioskos, etc) y desde un único sistema. Las principales ventaja de integrar el sistema de venta de energía prepago al sistema de gestión, es que se cuenta con toda la información detallada de ventas (Kws) como así también lo referente a facturación (IVA, Cuenta Corriente, etc).
Módulo integrador para toma de estados de medidores. ProCoop Conector le facilita la toma de estado de medidores a través de equipos colectores de datos, integrándolos con su sistema de gestión actual. A través de diferentes convenios de colaboración entre empresas, ProCoop SRL integra soluciones de toma de estados, de manera que los datos capturados en los dispositivos colectores, luego de un proceso de control, puedan estar disponibles en su sistema de gestión.
Toda la información de para toma de estados (rutas), se incorpora mediante archivos generados del sistema de gestión (formato XLS, CSV, TXT) con el objeto de cargar los dispositivos colectores. Luego de la toma de estados, la información se transfiere a ProCoop Conector con el objeto de realizar el control de las lecturas, para luego generar los archivos que serán incorporados a su sistema de gestión, con las lecturas definitivas para la facturación.
ProCoop Conector se integra totalmente con ProCoop Gestión, por lo que en el caso de operar con este sistema, no es necesario importar ni exportar archivos .
El Turnero ProCoop, facilita la atención de personas en espera, en una cola no ordenada , mediante el llamado secuencial por turnos. Es un solución simple, moderna y ágil, que además de la funcionalidad propia aportada, posicionará la imagen de la organización por el uso de la tecnología misma aplicada. Turnero ProCoop, permite la definición de múltiples mesas de atención, boxes y cajas donde se derivarán las personas llamadas, adaptándose al modelo y tamaño de la organización.
Las personas llegan a la recepción, donde de acuerdo a la necesidad, son ingresados a una cola o turno diferente. Es posible manejar excepciones y/o prioridades, para el caso de atención de ancianos, embarazadas y discapacitados. Cada puesto de atención, ya sea caja, box o mesa, dispone de la información de la cantidad de personas aguardando ser atendidas, y desde el mismo puesto se realizará el llamado. La persona llamada aparecerá en el LCD indicando apellido, nombre y puesto donde debe presentarse. Desde el puesto se indicará las personas atendidas, si no se presentaron, o si fue necesario realizar una derivación a otro puesto. Toda la información generada, de cada persona que se presenta en recepción, es almacenada en los diferentes estados, lo que permite luego conocer estadísticas de tiempo de espera promedios, cantidad de personas atendidos por puesto, personas que no se presentaron, entre otras variables, que permitirán la toma de decisiones para mejorar el servicio.
ProCoop SMS, es un complemento de ProCoop Gestión que permite el envío de mensajes de texto a los celulares de sus asociados, clientes o usuarios. Permite el envío de un mismo mensaje a múltiples usuarios. Mensajes personalizados. Es posible enviar mensajes genéricos personalizados, como por ejemplo el aviso general de vencimiento con la fecha y el importe de cada factura a los diferentes usuarios. Es apto para enviar mensajes únicos a usuarios en condiciones de corte de servicio, citación o aviso. Ideal para comunicar cortes de servicios por mantenimiento en las áreas rurales o zonas de difícil llegada. Realice promociones de servicios por este medio, llegando de manera inmediata y con un mínimo costo.
ProCoop WEB es un servicio web estándar configurable que posibilita mostrar contenido de ProCoop Gestión en un sitio web al que pueden acceder los usuarios de servicios público, con el fin de imprimir facturas, consultar deudas, consumos y generar reclamos. Es estándar porque posee una estructura básica y predefinida que se adapta a ProCoop Gestión. Configurable, porque se puede optar por permitir acceder a alguna u otra información de acuerdo a las políticas de las organización. ProCoop WEB, permite interactuar con el sistema correspondiente de cada Cooperativa a fin de mostrar a los clientes titulares del servicio los resumenes de cuenta, reclamos y consumos. El módulo ProCoop Web permite acceder a los usuarios de servicios públicos a consultar la información de su cuenta.
ProCoop CMS es un sitio web estándar personalizable para Cooperativas y Empresas de Servicios Públicos. Es estándar porque posee una estructura básica y predefinida. Personalizable, porque se puede cambiar fácilmente el contenido de todo el texto del sitio web. Básicamente, ProCoop CMS, es un Sistema de Gestión de Contenidos (Content Management System – CMS) , el cual permite definir páginas dinámicas, cuyos contenidos son fácilmente actualizables por el usuario final.
ProCoop A.C.T, permite definir actividades únicas o recurrentes, asignarle un área y un responsable y luego realizar un fácil seguimiento.
Se definen las actividades para realizar por áreas de trabajo y responsables. Las actividades o tareas, se indica una fecha de vencimiento para cual deben estar finalizadas. Luego se asignan las tareas a cada responsable. El sistema avisará a quien sea el responsable de las actividades mediante un e-mail el detalle de sus actividades pendientes. A su vez, el responsable del área, también recibirá notificaciones vía mail de las actividades pendientes y quien es el responsable, de manera que pueda darle seguimiento. Además del responsable de la actividad, y del área, se pueden fijar direcciones de e-mail adicionales para que puedan hacer un seguimiento macro.
En caso de que el responsable de la actividad, sea un usuario del módulo ProCoop A.C.T, las actividades se integran al calendario, de manera que al ingresar al módulo, le aparezcan el aviso de actividad pendiente.
Todas las actividades pueden tener una frecuencia determinada, la cual creando la primera, el sistema genera automáticamente las siguientes de acuerdo a la frecuencia establecida, una vez que se ha ejecutado la primera.
Por ejemplo: Si definimos el la Revición técnica vehicular de un móvil, se debe realizar el 30 de enero de cada año, al indicar como completada la actividad del 30 de enero de 2013, se generará automáticamente la del 30 de enero de 2014 como próxima actividad.
El seguimiento de todas las actividades se puede realizar sin tener acceso al sistema, ya que las notificaciones llegan periódicamente vía e-mail. Esto lo hace ideal para que los asesores de las cooperativa, quienes definen ciertas actividades y asignan responsables, estén informados permanentemente del estado de ejecución de las mismas.